Shipping Process

Ringkasan

Shipping Process adalah aktivitas pengeluaran barang dari warehouse untuk dikirim ke tujuan yang valid sesuai kebutuhan bisnis. Dalam Siloora WMS, shipping mencakup tiga fungsi utama: pengiriman ke customer, pengiriman ke bagian produksi, dan pengiriman ke gudang lain.

Proses shipping dimulai dari sinkronisasi SAP. Ketika user membuat Sales Order (SO) atau Delivery Order (DO) baru di SAP, sistem WMS melakukan sinkronisasi dokumen Sales Order dan Outbound Order (Delivery Order dari SAP) sebagai dasar eksekusi pengiriman.

Batas scope dokumen ini hanya pada domain shipping. Aktivitas picking dan packing berada di dokumen terpisah, sehingga pada dokumen ini keduanya diperlakukan sebagai prasyarat sebelum dispatch. Output dari proses Picking (handover ke staging) menjadi input tahap readiness pada proses Shipping.

Tujuan Bisnis Shipping

1. Memastikan barang keluar gudang hanya untuk kebutuhan yang sah dan terotorisasi.
2. Menjaga ketepatan tujuan pengiriman sesuai jenis kebutuhan bisnis.
3. Menjamin visibilitas status pengiriman dari awal sampai closing.
4. Menjaga ketertiban proses serah kirim agar mengurangi dispute antar tim.
5. Mendukung kontinuitas operasional customer, produksi, dan gudang antar lokasi.

Nilai Operasional untuk Organisasi

1. Tim warehouse memiliki alur pengiriman yang konsisten untuk berbagai jenis tujuan.
2. Tim manajemen memperoleh visibilitas atas performa outbound secara menyeluruh.
3. Risiko salah kirim, salah tujuan, dan pengiriman tanpa dasar dokumen berkurang signifikan.
4. Koordinasi antara tim komersial, produksi, dan operasional gudang menjadi lebih rapi.

Arsitektur Skenario Shipping

Siloora WMS mendukung beberapa skenario shipping agar satu pola kontrol dapat digunakan untuk berbagai kebutuhan bisnis, tanpa mengorbankan kecepatan operasional.

1. Shipping ke Customer

Skenario ini digunakan untuk memenuhi permintaan customer berdasarkan Sales Order yang telah tersinkron dari SAP dan diterjemahkan ke Outbound Order di WMS.

Karakter utama:

1. Berbasis demand eksternal dari customer.
2. Menjadi prioritas utama untuk menjaga service level pengiriman.
3. Memerlukan ketepatan dokumen serah kirim ke pihak customer.

Alur ringkas:

1. SAP membuat SO/DO untuk customer.
2. WMS sinkronisasi Sales Order dan Outbound Order.
3. Outbound diproses sampai dispatch dan goods issue.
4. Barang diserahkirimkan ke customer atau perwakilan pengangkut.

2. Shipping ke Bagian Produksi

Skenario ini digunakan untuk mengirim material dari warehouse ke bagian produksi berdasarkan Material Request yang sudah approved.

Karakter utama:

1. Berbasis kebutuhan internal produksi.
2. Fokus pada ketepatan waktu agar lini produksi tidak terganggu.
3. Serah kirim dilakukan ke area penerimaan produksi yang ditetapkan.

Alur ringkas:

1. Material Request disetujui.
2. WMS menyiapkan Outbound Order internal untuk kebutuhan produksi.
3. Outbound diproses sampai dispatch internal.
4. Material diserahterimakan ke area produksi.

3. Shipping ke Gudang Lain

Skenario ini digunakan untuk perpindahan barang antar gudang dalam organisasi untuk penyeimbangan stok atau pemenuhan kebutuhan lokasi lain.

Karakter utama:

1. Berbasis kebutuhan transfer internal antar gudang.
2. Tetap membutuhkan kontrol dokumen outbound dan konfirmasi serah kirim.
3. Menjaga akurasi stok antar lokasi agar tidak terjadi mismatch.

Alur ringkas:

1. Kebutuhan transfer antar gudang ditetapkan.
2. Outbound Order transfer diproses oleh warehouse asal.
3. Dispatch dilakukan untuk pengiriman ke gudang tujuan.
4. Status pengiriman ditutup setelah serah terima terkonfirmasi.

4. Partial Shipping (Pengecualian Operasional)

Skenario ini terjadi ketika kebutuhan pengiriman tidak dapat dipenuhi penuh dalam satu waktu karena keterbatasan stok atau kendala operasional.

Karakter utama:

1. Menjaga kebutuhan prioritas tetap berjalan.
2. Membutuhkan komunikasi jelas mengenai sisa pengiriman.
3. Closing dilakukan bertahap sesuai pemenuhan aktual.

Alur ringkas:

1. Outbound direview terhadap stok aktual.
2. Sebagian kuantitas dikirim terlebih dahulu sesuai prioritas.
3. Sisa kuantitas dicatat untuk pengiriman lanjutan.
4. Dokumen ditutup penuh setelah seluruh kewajiban terpenuhi.

SOP Shipping End-to-End

Bagian ini menjelaskan alur kerja shipping dari trigger sinkronisasi SAP hingga closing pengiriman. Picking dan packing tidak dibahas sebagai langkah proses pada dokumen ini.

Fase 1: Trigger Sinkronisasi dari SAP

1. User membuat SO atau DO baru di SAP.
2. WMS menerima sinkronisasi dokumen Sales Order dan Outbound Order.
3. Dokumen outbound divalidasi agar siap masuk antrian proses shipping.

Fokus kontrol:

1. Pengiriman hanya berjalan jika dokumen sinkronisasi valid.
2. Tidak ada outbound tanpa referensi bisnis yang jelas.

Fase 2: Validasi Outbound dan Approval Umum

1. Tim warehouse meninjau kelengkapan outbound order untuk tujuan pengiriman.
2. Kesesuaian tujuan dan prioritas pengiriman dikonfirmasi.
3. Warehouse Supervisor memberikan approval final sebelum dispatch diproses.

Fokus kontrol:

1. Satu jalur approval umum berlaku untuk seluruh jenis pengiriman.
2. Outbound yang belum approved tidak boleh masuk tahap dispatch.

Fase 3: Alokasi dan Reservasi Stok

1. Stok dialokasikan ke outbound yang sudah approved.
2. Reservasi dilakukan untuk mencegah penggunaan ganda oleh proses lain.
3. Kesiapan kuantitas untuk pengiriman dikonfirmasi.

Fokus kontrol:

1. Stok untuk outbound approved harus terkunci sesuai kebutuhan.
2. Ketidaksesuaian ketersediaan diputuskan sebelum dispatch.

Fase 4: Readiness untuk Dispatch

1. Tim warehouse melakukan pemeriksaan akhir kesiapan pengiriman pada staging area.
2. Kesesuaian tujuan, dokumen, dan kuantitas diverifikasi.
3. Outbound ditandai siap kirim.

Fokus kontrol:

1. Picking dan packing diperlakukan sebagai prasyarat di dokumen terpisah.
2. Hanya outbound dengan status siap kirim yang dapat lanjut dispatch.

Fase 5: Dispatch dan Goods Issue

1. Proses dispatch dijalankan untuk outbound yang siap kirim.
2. Goods issue diposting untuk mencerminkan pengeluaran stok dari gudang.
3. Status outbound diperbarui ke tahap pengiriman selesai.

Fokus kontrol:

1. Posting goods issue wajib berhasil sebelum closing.
2. Pengeluaran stok fisik harus selaras dengan status sistem.

Fase 6: Serah Kirim dan Closing

1. Barang diserahkirimkan ke tujuan sesuai fungsi pengiriman: customer, produksi, atau gudang lain.
2. Bukti serah terima dikonfirmasi oleh pihak penerima yang berwenang.
3. Dokumen outbound ditutup setelah kewajiban pengiriman terpenuhi.

Fokus kontrol:

1. Tidak ada closing tanpa konfirmasi serah terima.
2. Selisih pengiriman harus ditindaklanjuti sebelum penutupan final.

Alur Ringkas untuk Presentasi

Gunakan alur naratif berikut saat membawakan materi ini:

1. User membuat SO/DO di SAP.
2. WMS sinkronisasi Sales Order dan Outbound Order.
3. Outbound direview dan disetujui Warehouse Supervisor.
4. Stok dialokasikan dan direservasi untuk kebutuhan pengiriman.
5. Outbound dinyatakan siap dispatch.
6. Dispatch dan goods issue dijalankan.
7. Barang diserahkirimkan ke customer, produksi, atau gudang lain.
8. Outbound ditutup setelah konfirmasi serah terima.

Pengecualian Umum dan Tindakan Operasional

Sinkronisasi SAP Gagal atau Tertunda

Tindakan:

1. Tahan proses shipping sampai data sinkronisasi lengkap.
2. Lakukan rekonsiliasi cepat antara tim warehouse dan tim terkait SAP.
3. Lanjutkan proses hanya setelah dokumen outbound valid.

Outbound Belum Lolos Approval

Tindakan:

1. Outbound dikembalikan ke antrean review.
2. Perbaiki informasi prioritas, tujuan, atau dokumen pendukung.
3. Dispatch hanya dilanjutkan setelah approval final diberikan.

Stok Tidak Cukup untuk Pengiriman Penuh

Tindakan:

1. Jalankan partial shipping sesuai prioritas kebutuhan.
2. Komunikasikan sisa pengiriman ke pihak terkait.
3. Catat rencana pengiriman lanjutan sampai terpenuhi.

Selisih Saat Serah Kirim

Tindakan:

1. Tahan closing final untuk outbound terkait.
2. Lakukan pengecekan ulang kuantitas dan bukti serah terima.
3. Tutup outbound setelah hasil verifikasi disepakati.

Peran Tim dalam Proses Shipping

Peran	Tanggung Jawab
Tim Warehouse	Menjalankan proses shipping sesuai outbound yang valid
Warehouse Supervisor	Memberikan approval final sebelum dispatch
Tim Produksi / Penerima Internal	Mengonfirmasi penerimaan untuk pengiriman internal
Customer / Penerima Eksternal	Mengonfirmasi serah terima pengiriman customer
Manajemen Operasional	Memantau performa shipping dan penyelesaian exception

Indikator Performa Kunci (KPI)

1. On-Time Shipping Rate — Persentase pengiriman yang selesai sesuai target waktu.
2. Delivery Accuracy Rate — Persentase pengiriman yang tepat tujuan dan tepat kuantitas.
3. Approval Lead Time — Rata-rata waktu dari outbound terbentuk hingga approval final.
4. Partial Shipping Ratio — Persentase outbound yang dikirim sebagian dari total kebutuhan.
5. Dispatch-to-Close Cycle Time — Rata-rata waktu dari dispatch hingga dokumen outbound ditutup.