Replenishment Process

Ringkasan

Replenishment Process adalah proses pengisian kembali stok di lokasi picking (forward location) dari lokasi bulk atau reserve di gudang yang sama. Proses ini memastikan bahwa stok di area picking selalu tersedia untuk memenuhi kebutuhan order tanpa harus mengambil langsung dari area penyimpanan bulk.

Replenishment dipicu secara manual oleh supervisor atau staff gudang yang memantau kondisi stok picking. Sistem tidak men-trigger replenishment secara otomatis pada baseline ini.

Metode eksekusi di lapangan dibedakan berdasarkan jenis material:

• Staff gudang (handheld) — untuk material ringan yang dapat dipindahkan secara manual.
• Forklift operator (handheld) — untuk material berat atau material dalam jumlah besar yang memerlukan alat angkut.

Sesuai prinsip mobile-first WMS, seluruh aktivitas lapangan dilakukan melalui handheld, sedangkan pembuatan dan pemantauan Replenishment Order dilakukan melalui web admin.

Tujuan Bisnis Replenishment

1. Memastikan ketersediaan stok di lokasi picking untuk mendukung kelancaran proses picking order.
2. Memisahkan tanggung jawab penyimpanan bulk dan area picking secara operasional.
3. Menyediakan jejak perpindahan stok yang terdokumentasi dari lokasi reserve ke lokasi picking.
4. Mengurangi risiko stockout di lokasi picking yang dapat menghambat pemenuhan order.
5. Memberikan visibilitas pergerakan stok internal bagi supervisor dan manajemen.

Nilai Operasional untuk Organisasi

1. Tim picking tidak terganggu oleh keharusan mengambil stok langsung dari area bulk.
2. Supervisor dapat memantau kondisi stok picking secara real-time dan membuat Replenishment Order tepat waktu.
3. Forklift operator mendapatkan task yang jelas melalui handheld tanpa koordinasi verbal.
4. Stok di lokasi bulk dan picking selalu akurat karena setiap perpindahan tercatat di WMS.
5. Manajemen mendapatkan laporan pergerakan stok internal yang dapat dianalisis untuk optimasi tata letak gudang.

Arsitektur Skenario

Skenario 1 — Replenishment Manual oleh Staff Gudang (Material Ringan)

Karakter utama: Supervisor gudang (web admin), Staff gudang (handheld)

Alur ringkas:

1. Supervisor memantau stok lokasi picking yang menipis dan membuat Replenishment Order di web admin.
2. Replenishment Order berisi: item, lokasi asal (bulk/reserve), lokasi tujuan (picking), dan kuantitas yang perlu dipindahkan.
3. Staff gudang menerima notifikasi task replenishment di handheld.
4. Staff gudang menuju lokasi asal, memindai lokasi dan item untuk konfirmasi pengambilan.
5. Staff gudang membawa barang ke lokasi picking dan memindai lokasi tujuan untuk konfirmasi penempatan.
6. Sistem memperbarui stok: kuantitas lokasi asal berkurang, kuantitas lokasi picking bertambah.
7. Status Replenishment Order berubah menjadi Done.

---

Skenario 2 — Replenishment Manual oleh Forklift Operator (Material Berat/Jumlah Besar)

Karakter utama: Supervisor gudang (web admin), Forklift operator (handheld)

Alur ringkas:

1. Supervisor membuat Replenishment Order di web admin dan menandai task sebagai Forklift Required.
2. Forklift operator menerima task replenishment di handheld.
3. Forklift operator memindai lokasi asal dan konfirmasi pengambilan via handheld.
4. Forklift operator memindahkan palet atau barang ke lokasi picking menggunakan forklift.
5. Forklift operator memindai lokasi tujuan dan konfirmasi penempatan via handheld.
6. Sistem memperbarui stok secara otomatis.
7. Status Replenishment Order berubah menjadi Done.

---

Skenario 3 — Replenishment Sebagian (Partial Replenishment)

Karakter utama: Supervisor gudang (web admin), Staff gudang atau Forklift operator (handheld)

Alur ringkas:

1. Replenishment Order dibuat dengan kuantitas penuh.
2. Di lapangan, stok di lokasi bulk tidak mencukupi kuantitas yang diminta.
3. Staff atau forklift operator melakukan replenishment sesuai kuantitas yang tersedia dan melaporkan kekurangan melalui handheld.
4. Sistem mencatat kuantitas yang berhasil dipindahkan; baris yang belum terpenuhi tetap dalam status In Progress.
5. Supervisor memutuskan: menutup Replenishment Order secara manual (accepting partial) atau membuat order lanjutan.

---

Skenario 4 — Replenishment dari Beberapa Lokasi Bulk

Karakter utama: Supervisor gudang (web admin), Staff gudang atau Forklift operator (handheld)

Alur ringkas:

1. Stok satu item tersebar di beberapa lokasi bulk/reserve.
2. Supervisor membuat Replenishment Order dengan beberapa baris sumber (multi-source).
3. Eksekutor lapangan menyelesaikan perpindahan per lokasi asal, satu per satu, dan mengkonfirmasi setiap perpindahan melalui handheld.
4. Setelah semua baris selesai, status Replenishment Order berubah menjadi Done.

---

Skenario 5 — Replenishment Mendesak (Priority)

Karakter utama: Supervisor gudang (web admin), Staff gudang atau Forklift operator (handheld)

Alur ringkas:

1. Supervisor mendeteksi lokasi picking kosong saat proses picking sedang berlangsung.
2. Supervisor membuat Replenishment Order dengan prioritas Urgent dan mengalokasikan eksekutor yang tersedia.
3. Eksekutor menerima task di handheld dengan indikator prioritas tinggi.
4. Replenishment dieksekusi dan diselesaikan secepat mungkin.
5. Setelah stok picking tersedia, picking order yang tertunda dapat dilanjutkan.

---

SOP End-to-End

Fase 1 — Identifikasi Kebutuhan dan Pembuatan Replenishment Order (Web Admin)

Langkah	Aktor	Aktivitas
1.1	Supervisor	Pantau laporan stok lokasi picking di web admin.
1.2	Supervisor	Identifikasi item dan lokasi picking yang memerlukan replenishment.
1.3	Supervisor	Buat Replenishment Order: isi item, lokasi asal (bulk/reserve), lokasi tujuan (picking), kuantitas.
1.4	Supervisor	Tentukan metode eksekusi: Manual (staff gudang) atau Forklift Required.
1.5	Supervisor	Tetapkan prioritas: Normal atau Urgent.
1.6	Sistem	Buat Replenishment Order dengan status Open dan kirimkan notifikasi task ke eksekutor yang ditugaskan.

Fokus kontrol: Setiap Replenishment Order harus memiliki lokasi asal yang valid dengan stok tersedia. Sistem memvalidasi ketersediaan stok di lokasi asal sebelum Order dapat dibuat.

---

Fase 2 — Eksekusi Pengambilan dari Lokasi Bulk (Handheld)

Langkah	Aktor	Aktivitas
2.1	Staff gudang / Forklift operator	Buka task Replenishment Order di handheld.
2.2	Staff gudang / Forklift operator	Navigasi ke lokasi asal yang tertera di task.
2.3	Staff gudang / Forklift operator	Pindai barcode lokasi asal untuk konfirmasi lokasi.
2.4	Staff gudang / Forklift operator	Pindai item dan masukkan kuantitas yang diambil.
2.5	Sistem	Validasi kesesuaian item dan kuantitas; kurangi stok lokasi asal secara sementara (reserved).

Fokus kontrol: Kuantitas yang diambil tidak boleh melebihi kuantitas yang tertera di Replenishment Order. Penyesuaian kuantitas ke bawah (partial) diizinkan dengan catatan.

---

Fase 3 — Eksekusi Penempatan ke Lokasi Picking (Handheld)

Langkah	Aktor	Aktivitas
3.1	Staff gudang / Forklift operator	Bawa barang ke lokasi picking yang tertera di task.
3.2	Staff gudang / Forklift operator	Pindai barcode lokasi tujuan (picking) untuk konfirmasi lokasi.
3.3	Staff gudang / Forklift operator	Konfirmasi penempatan melalui handheld.
3.4	Sistem	Finalisasi perpindahan stok: kurangi stok lokasi asal, tambahkan stok lokasi picking.
3.5	Sistem	Perbarui status baris Replenishment Order menjadi Done.

Fokus kontrol: Konfirmasi penempatan harus dilakukan di lokasi fisik yang benar. Pemindaian barcode lokasi tujuan adalah bukti penempatan yang valid.

---

Fase 4 — Penyelesaian dan Verifikasi (Web Admin)

Langkah	Aktor	Aktivitas
4.1	Sistem	Setelah semua baris selesai, ubah status Replenishment Order menjadi Done.
4.2	Supervisor	Verifikasi laporan perpindahan stok di web admin.
4.3	Supervisor	Untuk kasus partial: putuskan tutup order atau buat Replenishment Order lanjutan.

Fokus kontrol: Replenishment Order hanya ditandai Done secara otomatis jika semua baris telah dikonfirmasi. Order partial memerlukan keputusan manual dari supervisor.

---

Alur Ringkas untuk Presentasi

Supervisor Identifikasi Stok Picking Menipis
                  │
                  ▼
     Buat Replenishment Order (Web Admin)
     [item | lokasi asal | lokasi tujuan | qty]
                  │
          ┌───────┴───────┐
          ▼               ▼
    Staff Gudang     Forklift Operator
    (Material Ringan) (Material Berat)
          │               │
          └───────┬───────┘
                  ▼
        Pindai Lokasi Asal (Handheld)
        Konfirmasi Pengambilan
                  │
                  ▼
        Pindai Lokasi Picking (Handheld)
        Konfirmasi Penempatan
                  │
                  ▼
        Stok Lokasi Bulk ─ Stok Lokasi Picking +
                  │
                  ▼
     Replenishment Order → [Done]

---

Pengecualian Umum

Kondisi	Penanganan
Stok di lokasi bulk tidak tersedia saat Order dibuat	Sistem memblokir pembuatan Order; supervisor harus memilih lokasi asal yang memiliki stok.
Stok berkurang saat eksekusi berlangsung (race condition)	Sistem memvalidasi ulang stok saat konfirmasi pengambilan; jika tidak cukup, eksekutor diarahkan ke partial atau mencari lokasi bulk lain.
Eksekutor tidak dapat menemukan barang di lokasi asal	Eksekutor melaporkan discrepancy melalui handheld; supervisor menangani sebagai stock discrepancy.
Lokasi picking sudah penuh saat penempatan	Sistem memperingatkan; supervisor harus menyesuaikan lokasi tujuan atau kuantitas penempatan.
Replenishment Order dibuat namun tidak dieksekusi	Order tetap berstatus Open; supervisor dapat membatalkan Order jika tidak relevan lagi.

---

Peran Tim

Peran	Platform	Tanggung Jawab
Supervisor Gudang	Web Admin	Memantau stok lokasi picking, membuat Replenishment Order, menetapkan prioritas dan metode eksekusi, memverifikasi hasil.
Staff Gudang	Handheld	Mengeksekusi perpindahan material ringan dari lokasi bulk ke lokasi picking.
Forklift Operator	Handheld	Mengeksekusi perpindahan material berat atau palet dari lokasi bulk ke lokasi picking menggunakan forklift.

---

KPI Proses Replenishment

KPI	Target
Replenishment Order wajib sebelum perpindahan stok	100% perpindahan memiliki Replenishment Order berstatus Open
Akurasi stok setelah replenishment	100% perpindahan tercatat tanpa discrepancy
Waktu penyelesaian replenishment Normal	≤ 2 jam sejak Order dibuat
Waktu penyelesaian replenishment Urgent	≤ 30 menit sejak Order dibuat
Order partial yang diselesaikan atau dibuat lanjutan	100% partial memiliki keputusan supervisor terdokumentasi